Recordatorios de citas por WhatsApp para clínicas
Un recordatorio sirve cuando llega en el momento en que el paciente todavía puede hacer algo con esa información. Uno solo, mandado la semana anterior, se olvida. Tres escalonados —48, 24 y 3 horas antes— cubren los tres motivos distintos por los que alguien no llega.
Por qué tres y no uno
- 48 horas antes: el paciente todavía puede reorganizar su día o pedir otra hora. Es el que rescata la cita que se iba a perder.
- 24 horas antes: el que fija la cita en la cabeza y el que trae la confirmación.
- 3 horas antes: el que hace que salga de la casa a tiempo. Es el que ataca al paciente que confirmó de buena fe y se le pasó la hora igual.
Son tres problemas distintos. Por eso un solo recordatorio siempre deja dos sin cubrir.
Qué tiene que decir el mensaje
- El nombre del paciente, no un «Estimado paciente».
- El día, la hora y el profesional. Suena obvio y es lo que más se olvida.
- La dirección, sobre todo si la clínica tiene más de una sede.
- Una salida fácil: cómo cancelar o cambiar la hora respondiendo el mismo mensaje.
- Corto. Si el paciente tiene que hacer scroll, no lo lee.
Y lo más importante: que responder sirva de algo. Si el paciente contesta «no voy a poder» y ese mensaje muere en un WhatsApp que nadie lee, el recordatorio hizo la mitad del trabajo.
El error que cuesta el número de la clínica
A las 8 de la mañana hay 40 citas mañana. La tentación es mandar los 40 mensajes de una. Ese patrón —muchos mensajes casi idénticos, en pocos minutos, a números que no te han escrito— es exactamente lo que WhatsApp castiga.
Waly reparte los envíos con separación entre uno y otro, con un techo diario y con descansos. Tarda más y no lo nota nadie: lo que importa es que a las 6 de la tarde salieron todos y el número sigue vivo.
Cómo saber si están funcionando
El número que no sirve es «cuántos mensajes se enviaron». Un mensaje encolado no es un mensaje entregado, y un mensaje entregado no es un paciente que llegó. Lo que hay que mirar es cuántos se entregaron de verdad, cuántos contestaron y cómo se movió la tasa de ausentismo. Las tres cosas están en el panel.
Qué cubre cada recordatorio
| Momento | A qué paciente rescata | Qué permite hacer |
|---|---|---|
| 48 horas antes | Al que no va a poder ir | Cambiar la hora con tiempo, y que el cupo se rellene |
| 24 horas antes | Al que se le había olvidado | Confirmar o cancelar |
| 3 horas antes | Al que confirmó y se le pasó la hora | Salir a tiempo |
| Llamada 3 horas antes | Al que no lee WhatsApp | Confirmar por voz (Secretaria Business Pro) |
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir a qué horas se mandan?
Sí. 48, 24 y 3 horas es lo que mejor nos ha funcionado, pero se ajusta a tu clínica y a tu tipo de prestación.
¿Se manda también los fines de semana y feriados?
Se configura con la clínica. Lo normal es respetar el horario de atención y los feriados, para que no le llegue un mensaje a nadie a las 7 de la mañana de un domingo.
¿Qué pasa si el paciente responde al recordatorio?
El asistente conversa: confirma, cancela y libera el cupo, o busca otra hora y reagenda. No queda como un mensaje suelto esperando a que alguien lo lea.
¿Puede molestar recibir tres mensajes?
Son tres mensajes cortos con información de su propia cita, no publicidad, y el paciente puede pedir que no le escriban más. Lo que molesta es la cadena de mensajes iguales que no dicen nada.
¿En qué plan están los recordatorios?
En Business Pro ($530.000 de implementación + $313.000 al mes) y en Secretaria Business Pro, que además recuerda por llamada telefónica.
¿Y si mi software de gestión cambia una hora?
El recordatorio se arma leyendo la agenda en el momento de enviarlo, así que sale con la hora que está vigente, no con la que estaba cuando se agendó.
¿Se integra con el software que ya uso en mi clínica?
Sí. Waly se conecta con los sistemas de gestión más usados en clínicas dentales, médicas y estéticas de Chile, entre ellos Dentalink, Dentalsoft y Reservo. En el diagnóstico gratuito revisamos tu caso puntual y confirmamos la integración antes de que contrates nada.
¿Necesito saber de tecnología?
No. Nosotros implementamos, conectamos y configuramos todo. Tú usas una app simple para encender o apagar el asistente cuando quieras.
¿Qué pasa si el asistente no sabe responder algo?
Deriva la conversación a una persona de tu equipo y avisa. Ningún paciente queda sin respuesta, y el equipo entra solo en lo que de verdad necesita a una persona.
¿Cuánto demora la implementación?
El Plan Pro queda funcionando en 5 a 7 días hábiles, el Business Pro en 7 a 10 y la Secretaria Business Pro en 13 a 15. Todos los planes incluyen 30 días de marcha blanca para afinar el sistema en la clínica real.
Una hora, por videollamada, sin costo
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